Geld verdienen erfordert Arbeit, Einsatz und Mühe – und die steigenden Kosten eines Fuhrparks machen es nicht einfacher. Der Einsatz von Tankkarten im Flottenmanagement kann Sie dabei deutlich entlasten! In der heutigen hart umkämpften Logistikbranche sind die Margen so knapp wie nie zuvor, und clevere Flottenmanager*innen haben erkannt, dass Tankkarten nicht nur ein einfaches Stück Plastik für den Kauf von Kraftstoff sind. Sie steigern den Gewinn und können die Kosten Ihres Fuhrparks senken – und doch werden sie von vielen übersehen.
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Die Zeiten sind vorbei, in denen Tankkarten nur als Zahlungsmittel dienten. Sie haben sich zu vollwertigen Fuhrparkmanagement-Tools entwickelt, auf die seriöse Transportunternehmen nicht mehr verzichten möchten.
Die Top-Performer in unserer Branche sehen diese Karten nicht als bloße Annehmlichkeit. Sie betrachten sie als strategische Vermögenswerte, die drei entscheidende Vorteile bieten: echte Einsparungen durch Kraftstoffrabatte (und wir alle wissen, wie volatil die Dieselpreise in letzter Zeit waren!), ein Ende den nervenaufreibenden Erstattungsformalitäten und auf Berichte, die Ihnen tatsächlich nützliche Informationen liefern. Indem Sie alle Kraftstoffausgaben unter einem Dach zusammenfassen, sehen Sie endlich, wohin dieser riesige Teil Ihres Budgets tatsächlich fließt – und das ist Gold wert, wenn es um die Vorausplanung geht.
Ich habe im Laufe der Jahre mit Dutzenden von Fuhrparkmanager*innen gesprochen. Diejenigen, die diese Karten richtig implementiert haben, sagen mir alle dasselbe: Sie würden niemals zu den alten Methoden zurückkehren, selbst wenn man sie dafür bezahlen würde. Allein die Transparenz rechtfertigt den Wechsel, ganz zu schweigen von den Kosteneinsparungen.
Verstehen Sie mich nicht falsch – die unmittelbaren Einsparungen sind erfreulich. Doch wenn Sie sich nur darauf konzentrieren, übersehen Sie das Wesentliche: die ganzheitliche Optimierung Ihrer Flotte.
Lassen Sie mich einen Punkt deutlich machen: Wenn über „Rendite“ im Fuhrparkmanagement gesprochen wird, geht es nicht nur um traditionelle Investitionsberechnungen. Was wirklich zählt, sind die greifbaren betrieblichen Vorteile – reduzierte Verwaltungskosten, geringerer Kraftstoffverbrauch und verbesserte betriebliche Effizienz –, die sich direkt auf Ihr Geschäftsergebnis auswirken. Es geht darum, jeden Euro, den Sie bereits in Ihre Flotte und Ihr Kraftstoffmanagement investiert haben, optimal zu nutzen, damit sich Ihre Investition für Sie wirklich auszahlt.
Tankkarten bieten Ihnen echte Kostenkontrolle durch festgelegte Preise und Netzwerkrabatte, die mit herkömmlichen Zahlungsmethoden nicht zu erreichen sind. Ein paar Cent pro Liter mögen trivial erscheinen, aber wenn Sie das auf Tausende von Litern pro Monat hochrechnen, kommt am Jahresende eine beträchtliche Summe zusammen, die Sie wieder in Ihrer Tasche haben.
Hinzu kommt der administrative Aufwand, der dank Tankkarten reduziert beziehungsweise eliminiert werden kann. Sicher kennen Sie die vielen Stunden, die Ihre Büromitarbeiter*innen mit Belegen verbringen und ineffiziente Erstattungsanträge bearbeiten müssen. Mit Tankkarten entfällt ein Großteil dieser Arbeit, sodass Sie sich um Aufgaben kümmern können, die Ihr Unternehmen wirklich voranbringen. Viele Betriebsleiter*innen, die ich kenne, berichten von erheblichen wöchentlichen Zeiteinsparungen allein bei administrativen Aufgaben – oft so viel, dass es einer Teilzeitstelle entspricht!
Aber ehrlich gesagt sind es die Daten, die den Unterschied ausmachen. Mit modernen Tankkarten sehen Sie genau, wohin Ihr Geld fließt. Der Lkw, der verhältnismäßig viel Diesel verbraucht? Sie werden ihn nun ausfindig machen. Die Route, die Ihnen das Geld aus der Tasche zieht? Sie wird Ihnen sofort auffallen. Die verdächtigen Muster, die darauf hindeuten könnten, dass sich jemand Freiheiten herausnimmt? Sie werden nicht lange unentdeckt bleiben. Sie werden nicht mehr ständig auf Probleme nur reagieren, sondern sie schon von Weitem kommen sehen.
Folgende vier Funktionen können den Unterschied ausmachen, wenn Sie jeden Cent aus Ihren Tankkarten herausholen möchten:
Zentrale Abrechnung verändert Ihre Buchhaltung. Anstatt Hunderte von kleinen Transaktionen – Tankfüllungen, Lkw-Waschgänge, Parkgebühren und mehr – zu bearbeiten, erhält Ihr Team eine übersichtliche Rechnung. Denken Sie einmal darüber nach: Jeder Lkw generiert in der Regel Dutzende kleiner Belege pro Monat und das nur allein durch die zusätzlichen Dienstleistungen. Durch die Konsolidierung aller Belege entfällt dieser Papierkram. Vereinfachte Buchhaltung. Zahlungsabwicklung beschleunigt. Die lästigen kleinen Fehler, die Sie früher Geld gekostet haben? Die sind passé. Ihr Cashflow verbessert sich und Ihre Verwaltungskosten sinken drastisch. Viele Unternehmen berichten, dass sie allein mit dieser Funktion die Rechnungsbearbeitungszeit drastisch reduzieren konnten.
Echtzeitüberwachung erkennt Probleme sofort. Ein Fahrer oder eine Fahrerin tankt zweimal in einer Stunde? Es wird Ihnen schnell auffallen und nicht erst dann, wenn die Monatsabrechnung eintrifft. Die Kraftstoffkosten auf einer Route steigen plötzlich an? Sie können sofort reagieren, bevor es zu einer Gewohnheit wird, die Ihre Gewinne schmälert. Und wir alle wissen, dass das frühzeitige Erkennen von Problemen auf lange Sicht eine Menge Geld sparen kann.
Die Integration in Ihre internen Systeme deckt Zusammenhänge auf, die Sie sonst vielleicht nie entdeckt hätten. Wenn Ihre Kraftstoffdaten direkt mit Ihren Aufzeichnungen der Instandhaltung oder den Leistungskennzahlen Ihrer Fahrer*innen verknüpft sind, können Sie Muster erkennen. Die Route, die auf dem Papier so günstig aussah, verbraucht vielleicht in Wirklichkeit alarmierend viel Kraftstoff. Der Fahrer oder die Fahrerin mit einer makellosen Bilanz? Vielleicht stellt sich heraus, dass er oder sie Sie ein Vermögen in Form von Diesel kostet.
Sicherheitsfunktionen sind nicht sexy, aber unverzichtbar. PINs, Ausgabenlimits und Kaufbeschränkungen schützen Ihr Geschäftsergebnis. Seien wir ehrlich: Kraftstoffdiebstahl kann vorkommen. Ohne angemessene Kontrollen lassen Sie Ihre Finanzen praktisch ungeschützt. Flottenmanager*innen berichten durchweg von einem drastischen Rückgang ungewöhnlicher Transaktionen nach Einführung geeigneter Kartenkontrollen.
Die Karten zu erhalten ist nur der erste Schritt. Damit sie sich wirklich auszahlen, ist etwas Vorarbeit erforderlich:
Behandeln Sie Ihre Daten zunächst wie goldwertes Gut. Legen Sie die Berichte nicht einfach ab, sondern werfen Sie regelmäßig einen Blick darauf. Achten Sie auf Unstimmigkeiten – beispielsweise einen Lkw, der 20 % mehr Kraftstoff verbraucht als seine identischen Zwillinge, eine Route, die mehr kostet als sie sollte, oder ungewohnte Auffälligkeiten, die regelmäßig auftreten. Legen Sie Benchmarks fest, damit Sie wissen, um klare Maßstäbe für gute Leistung zu definieren, und messen Sie dann alles anhand dieser.
Vergessen Sie nicht, dass Ihre Fahrer*innen diejenigen sind, die den Fuß auf dem Gaspedal haben. Schulen Sie sie richtig – nicht nur in der korrekten Verwendung der Karten, sondern auch in Fahrgewohnheiten, die keinen Kraftstoff verschwenden. Sanftes Beschleunigen, das Einhalten der optimalen Geschwindigkeit und das Abstellen des Motors bei langen Stopps können einen echten Unterschied machen. Sobald die Fahrer*innen verstehen, dass ihre Gewohnheiten sich direkt auf die Finanzen des Unternehmens (und möglicherweise auf ihre Prämien) auswirken, ändern die meisten ihr Verhalten. Viele Fuhrparks berichten von erheblichen Einsparungen des Kraftstoffverbrauchs allein durch ein verbessertes Bewusstsein der Fahrer*innen.
Sie benötigen außerdem klare Richtlinien. Legen Sie genau fest, wann Karten verwendet werden dürfen, was gekauft werden darf und welche Unterlagen aufzubewahren sind. Ohne feste Regeln kann es zu kostspieligen Missbräuchen kommen.
Wählen Sie Ihren Kartenanbieter sorgfältig aus. Die Angebote sind nicht alle gleich. Einige bieten bessere Tarife, andere eine bessere Abdeckung in Ihrem Einsatzgebiet, und die Reporting-Tools unterscheiden sich erheblich. Auch ein guter Support ist wichtig – jemand, der Ihnen hilft, sollte Ihr Fahrer oder Ihre Fahrerin um 3 Uhr morgens mit einer nicht funktionierenden Karte liegen bleiben.
Bei der Auswahl eines Tankkartenanbieters brauchen Sie jemanden, der sich mit dem Transportgeschäft auskennt. Hier zeichnet sich Eurowag aus – das Unternehmen hat Lösungen entwickelt, die genau die Probleme lösen, mit denen Flottenbetreiber in ganz Europa konfrontiert sind.
Dank des europaweiten Akzeptanznetzwerks können Ihre Fahrer*innen fast überall tanken, ohne Umwege zu akzeptierten Tankstellen fahren zu müssen. Ihre Fahrer*innen müssen keine Unmengen an Bargeld mit sich führen und sich nicht mehr mit der mühsamen Erstattung von Spesen nach Fahrten durch mehrere Länder herumschlagen.
Die Reporting-Tools liefern nicht nur Seiten mit Zahlen, sondern auch verwertbare Informationen. Die Analysen zeigen, welche Fahrzeuge unterdurchschnittliche Leistungen erbringen, welche Routen zu teuer sind oder ob jemand seine Karte missbräuchlich verwendet. Flottenmanager*innen erkennen anhand der Analysen häufig Muster ungewöhnlicher Tankvorgänge und können so potenzielle Probleme verhindern, bevor sie sich auf das Geschäftsergebnis auswirken.
Was sie wirklich auszeichnet, ist die Art und Weise, wie die Tankkartenanbieter Sie unterstützen. Sie verkaufen Ihnen nicht einfach die Karten und machen sich dann aus dem Staub – sie helfen Ihnen dabei, das System in Ihre bestehenden Prozesse zu integrieren, Ihre Mitarbeiter*innen zu schulen und optimieren das System kontinuierlich, um Ihre Rendite zu maximieren.
Das Transportgeschäft wird von Jahr zu Jahr härter. Jeder Vorteil zählt, und Tankkarten haben sich von einfachen Zahlungsmitteln zu einer ausgeklügelten Flottenmanagementstrategie zur Senkung der Kosten entwickelt.
Durch die Nutzung der Vorteile dieser Karten – strenge Kostenkontrolle, optimierte Abläufe, datengestützte Erkenntnisse und angemessene Sicherheit – verwandeln Sie das Kraftstoffmanagement von einem notwendigen Übel in einen Wettbewerbsvorteil. Wenn Sie die von uns vorgestellten Best Practices hinzufügen, können sich die Erträge vervielfachen.
Da Kraftstoff nach wie vor einen großen Teil Ihrer Betriebskosten ausmacht, sind ausgefeilte Tankkartenlösungen keine optionalen Extras mehr, sondern Überlebenswerkzeuge. Die eigentliche Frage ist nicht, ob Sie sich diese leisten können, sondern ob Sie es sich leisten können, als Letzter auf den Zug aufzuspringen, während Ihre Konkurrenten Ihnen davonfahren.
